In einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt sehen sich auch Apotheken mit der Herausforderung konfrontiert, ihre Prozesse effizienter und gleichzeitig gesetzeskonform zu gestalten. Gerade in der Finanzbuchhaltung herrscht oft ein hoher Aufwand an manuellen Tätigkeiten, der nicht nur zeitintensiv ist, sondern auch fehleranfällig sein kann. Mit FiBu.connect bietet PHARMATECHNIK, ein seit 1978 etablierter Anbieter für Apotheken-Software, eine durchdachte Lösung, die genau an diesem Punkt ansetzt. Die Verbindung von technologischem Fortschritt mit praxisorientierter Beratung ermöglicht es Apotheken, ihre Finanzprozesse zu automatisieren, digitalisieren und nachhaltig zu optimieren.
PHARMATECHNIK – Innovation aus Erfahrung
PHARMATECHNIK ist seit über 45 Jahren am Markt tätig und zählt mit 14 Geschäftsstellen und über 750 Mitarbeitenden zu den führenden Softwareanbietern für Apotheken und Zahnarztpraxen in Deutschland. Über 5.000 Apotheken vertrauen bereits auf die Produkte des inhabergeführten Unternehmens. Dabei liegt der Fokus nicht nur auf technologisch ausgereiften Lösungen, sondern auch auf einem starken Servicegedanken. Die enge Zusammenarbeit mit Apotheken erlaubt es PHARMATECHNIK, praxisnahe Produkte zu entwickeln, die passgenau auf die Bedürfnisse des Marktes zugeschnitten sind.
Ein Herzstück der Produktpalette ist die Warenwirtschaftslösung IXOS, die mit einem hohen Automatisierungsgrad im Apothekenbetrieb überzeugt. Die Software bildet zentrale Geschäftsprozesse ab – vom Einkauf über die Kassenführung bis hin zur Fakturierung. Im Rahmen der Buchhaltung bietet IXOS in Verbindung mit DATEV ein besonders starkes Modul: IXOS for DATEV. Darauf baut auch das speziell entwickelte Beratungsprogramm FiBu.connect auf.
FiBu.connect – das Bindeglied der Finanzbuchhaltung zwischen Apotheke und Steuerberatung
Wer als Steuerberater Apotheken zu seinen Mandanten zählt, kennt die besonderen Anforderungen: Heilberufler unterliegen zahlreichen branchenspezifischen Vorschriften und Besonderheiten, die in der Finanzbuchhaltung berücksichtigt werden müssen. Gleichzeitig fehlt Apothekeninhabern im Alltag häufig die Zeit, sich im Detail mit buchhalterischen Anforderungen auseinanderzusetzen. Hier setzt FiBu.connect an.
Mit FiBu.connect bietet PHARMATECHNIK eine strukturierte Beratung, die Apotheken unterstützt, ihre IXOS-Software so zu konfigurieren, dass alle steuer- und finanzrelevanten Daten optimal für die Weiterverarbeitung in der Steuerkanzlei bereitstehen. Ziel ist es, die Buchhaltung in der Apotheke so weit wie möglich zu automatisieren und die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro effizienter und sicherer zu gestalten.
In sechs Schritten zur rechtssicheren Buchhaltung
Der Weg zur digitalisierten Buchhaltung verläuft bei FiBu.connect in einem klar definierten
Sechs-Schritte-Prozess:
- Analyse der Ausgangssituation
Zunächst wird gemeinsam mit der Apotheke analysiert, wie die aktuelle Buchhaltungsorganisation aussieht, welche Prozesse vorhanden sind und wo Optimierungspotenzial besteht. - Kontaktaufnahme mit der Steuerkanzlei
Im zweiten Schritt wird die jeweilige Steuerkanzlei eingebunden. So wird sichergestellt, dass die Anforderungen beider Seiten – Apotheke und Kanzlei – vollständig berücksichtigt werden. - Konfiguration von IXOS
Die IXOS-Software wird individuell so eingestellt, dass alle relevanten Buchungsdaten und Belege erfasst, verarbeitet und bereitgestellt werden können. Dazu gehört auch die Anbindung an das DATEV-Rechenzentrum. - Schulung der Mitarbeitenden
In praxisnahen Schulungen lernen die Apothekenmitarbeiterinnen und -mitarbeiter den Umgang mit den neuen Funktionen kennen – insbesondere mit dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) und der Belegverarbeitung. - Nachbesprechung
In einer Nachbesprechung wird überprüft, ob alle Einstellungen wie gewünscht funktionieren und ob weitere Anpassungen notwendig sind. - Regelmäßige Einzelberatungen
PHARMATECHNIK begleitet Apotheken auch nach der Einführung mit regelmäßigen Beratungen, um den laufenden Betrieb zu unterstützen und bei Änderungen flexibel reagieren zu können.
Digitale Buchhaltung in Apotheken: Mehr Effizienz für beide Seiten
Die Vorteile von FiBu.connect liegen sowohl auf Seiten der Apotheke als auch bei der Steuerberatung klar auf der Hand:
Kategorie | Vorteile für Apotheken | Vorteile für Steuerkanzleien |
|---|---|---|
Zeit & Effizienz | Buchhaltung auf Knopfdruck Deutliche Zeitersparnis im Tagesgeschäft | Reduzierter Abstimmungs- und Kontrollaufwand |
Automatisierung | Automatisierte Belegerfassung und -zuordnung | Automatisierte Vorkontierung bereits in der Apotheke |
Dokumentenmanagement | Belege digital im IXOS-DMS abgelegt – papierlos und sicher | Keine Papierunterlagen nötig, Belege direkt in Unternehmen Online verfügbar |
Kommunikation mit der Kanzlei | Klare Prozesse, keine Rückfragen zu fehlenden Unterlagen mehr | Weniger Rückfragen, strukturierte Beleg- und Buchungsdaten |
Buchhaltungsqualität | Plausibilisierte Reports und offene Posten Revisionssichere Ablage | Einheitliche und nachvollziehbare Buchhaltung (WAWI/Fibu-StB-Identität) |
Gesetzeskonformität & Sicherheit | Rechtssicherer Ablauf der Buchhaltung | Verlässliche Datenbasis für die Erstellung von Bilanzen und Steuererklärungen |
Partnerschaftlicher Mehrwert | Individuelle Beratung und Konfiguration durch PHARMATECHNIK | Zusammenarbeit auf Augenhöhe mit Mandant und Softwareanbieter |
Zukunftsfähigkeit & Digitalisierung | Vorbereitung auf papierlose Prozesse und digitale Betriebsprüfung | Optimale Vorbereitung auf digitale Anforderungen der Finanzverwaltung (z. B. GoBD, E-Rechnung) |
IXOS for DATEV – die technische Basis
Technologisch basiert FiBu.connect auf dem Modul IXOS for DATEV. Dieses erlaubt die Übertragung aller steuer- und finanzrelevanten Belege und Buchungssätze direkt aus der Apothekensoftware heraus. Besonders komfortabel: Auch Sonderfälle, bei denen Belege ohne Buchungsvorschlag übertragen werden müssen, werden berücksichtigt. Die Daten werden direkt ins DATEV-Rechenzentrum übertragen und stehen dort über Unternehmen Online zur Verfügung. Zusätzlich erlaubt ein integrierter Stammdatenexport eine weitere Automatisierungsschicht, etwa zur Synchronisation mit bestehenden Steuerberatungsprogrammen.
DigiCheck der Kanzlei Vellante – Ihr Weg ins digitale Rechnungswesen
Ein zentraler Erfolgsfaktor für die digitale Buchhaltung in Apotheken ist eine fundierte Beratung und strukturierte Umsetzung. Genau hier setzt die Steuerkanzlei Vellante mit dem DigiCheck an – einem spezialisierten Beratungsprogramm für mittelständische Unternehmen. Der DigiCheck unterstützt Apotheken dabei, ihre Büroorganisation und Buchhaltungsprozesse gezielt auf die digitale Zukunft auszurichten. In einem mehrstufigen Vorgehen – von der Bestandsaufnahme über die Einrichtung von DATEV Unternehmen Online bis hin zur Schnittstellenintegration und laufendem Support – begleitet die Kanzlei Unternehmen beim Aufbau eines modernen, papierlosen und gesetzeskonformen Rechnungswesens.
Die Einführung von Software wie IXOS und ergänzenden Modulen wie FiBu.connect bildet dabei nur den technischen Rahmen. Erst durch die professionelle Analyse und Prozessoptimierung durch den DigiCheck entfaltet die Digitalisierung ihr volles Potenzial: mehr Effizienz, weniger Fehler, rechtssichere Abläufe. Die Kanzlei Vellante sorgt dafür, dass sämtliche Beleg-, Zahlungs- und Buchungsvorgänge medienbruchfrei ablaufen und optimal mit DATEV und weiteren Systemen verzahnt sind – auch bei komplexen Anforderungen wie der elektronischen Rechnung oder grenzüberschreitenden Geschäftsvorfällen. Dank regelmäßiger Prozessüberprüfungen und individueller Anpassungen bleibt Ihre digitale Buchhaltung dauerhaft aktuell, effizient und gesetzeskonform.
Fazit: Digitale Finanzbuchhaltung für die Apotheke – sicher, effizient und zeitsparend
Mit FiBu.connect schafft PHARMATECHNIK eine leistungsstarke Schnittstelle zwischen Apotheken und Steuerberatung. Die Kombination aus technischer Lösung (IXOS for DATEV) und persönlicher Beratung (FiBu.connect) ermöglicht es Apotheken, ihre Buchhaltung rechtssicher, effizient und digital zu organisieren – mit minimalem Aufwand im Tagesgeschäft.
Apothekerinnen und Apotheker gewinnen dadurch nicht nur mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben, sondern profitieren auch von einer professionellen, zukunftsorientierten Zusammenarbeit mit ihrer Steuerkanzlei. Wer heute in die Digitalisierung seiner Apothekenbuchhaltung investiert, legt damit den Grundstein für ein modernes und wettbewerbsfähiges Apothekenmanagement.
